La DRE dell’Emilia Romagna ha fornito indicazioni da seguire in caso di distruzione involontaria di documenti e/o merci a seguito di calamità naturali, riepilogando gli adempimenti sostitutivi a carico dei contribuenti danneggiati. Dalla comunicazione si desume che:
- per la perdita involontaria di beni strumentali e merci viene ribadita la necessità di provare la perdita, attraverso documentazione fornita da un organo della Pubblica Amministrazione, o, in sua assenza, di predisporre, entro 30 gg dall’evento o dalla data in cui se ne ha conoscenza, una dichiarazione sostitutiva di atto notorio dalla quale risulti il valore complessivo dei beni mancanti a cui allegare documento di identità. La dichiarazione deve avere data certa. Pur non essendo indispensabile, è stato da noi suggerito di inviare l’atto notorio via PEC all’AdE competente, assolvendo così l’onere della data certa;
- per la perdita involontaria dei documenti contabili è necessaria apposita denuncia alle competenti autorità di pubblica sicurezza, specificando i luoghi ove le scritture si trovavano al momento dell’evento calamitoso. In aggiunta rispetto alle indicazioni fornite in precedenza da CNA, la DRE sottolinea come sia opportuno depositare copia di quest’ultima denuncia (si consiglia l’invio via PEC) anche all’AdE competente sulla base del domicilio fiscale del contribuente.
La DRE ribadisce la necessità di ricostruire la documentazione andata distrutta provvedendo:
- al recupero degli stessi documenti perduti da eventuali server o cloud utilizzati per la memorizzazione dei fatti e documenti aziendali;
- al recupero anche attraverso il sistema di interscambio delle fatture elettroniche;
- alla eventuale nuova stampa dei registri contabili danneggiati, qualora la contabilità sia tenuta su supporti informatici ancora disponibili e solo qualora la stampa sia obbligatoria;
- a contattare fornitori, clienti, banche, professionisti, associazioni, ecc per acquisire copia della documentazione a sostegno delle operazioni commerciali e dei fatti gestionali nel caso la distruzione riguardi anche tali elementi probatori.
L’AdE conclude sottolineando la possibilità di effettuare comunque accertamenti induttivi a carico dei contribuenti anche in presenza di perdita per eventi fortuiti o accidentali di documenti.
Gli uffici CNA e in particolare gli esperti del servizio fiscale e del servizio paghe sono a disposizione per gestire al meglio queste comunicazioni nel rispetto della normativa e utilizzando soprattutto le apposite autocertificazioni.